撰写学术论文所需的Word特殊技巧

Wordvice China

2年前

学术论文的特点是拥有大量标题、插图、表格、公式和参考文献。学位论文还有目录和页眉、页脚。

掌握关于这些内容的Word排版技能，对于撰写论文有很大帮助。Microsoft Word软件的很多基本功能都可以在互联网上方便地查到用法，本文不予赘述。

下面介绍九个比较特殊的功能。

版式设置

论文排版时需要按照期刊或学校的要求进行版式设置。以Word 2007版为例，在“开始”菜单，针对选中的文字，可以设置段落的行距、段距、首行缩进量、字体等。在“页面布局”菜单，可以设置页边距和分栏等。在“引用”菜单可插入目录。在“插入”菜单可插入空白页和表格等。

标题和正文样式设置

论文的题目、各级标题、正文、参考文献等在字体、字号和行距方面均有各自的格式。因此，需要在“开始”菜单中的“样式”子菜单里，针对这些部分的内容设置各种样式，供撰写时选用。

目录用来列出学位论文中的各级标题及其页码。学位论文或书籍采用四级标题通常已经足够，即章、节、子节、小标题，而只需在目录中显示前三级标题。在样式设置中，将各级标题的样式设置好后，在正文写作时即可对应选用。然后，在正文前面插入一空白页，写“目录”两字，而后在“引用”菜单点击“插入目录”选项，即可自动建立目录。以后当章节标题和页号发生变化时，只需右击目录，点击“更新域”，便能够自动更新目录。

页眉和页脚

页眉和页脚主要用于学位论文和书籍，例如在奇数页的页眉显示论文题目，在偶数页的页眉显示每章的标题，以便查阅。可以双击论文的页眉处进行编辑，选择“奇偶页不同”，然后进行设置。

页脚的设置主要是页码的设置。在学位论文或书籍中的目录、序和摘要等非正文部分，页码可能需要编排为罗马字母I、II、III等，而非1、2、3等阿拉伯数字。这便涉及多重页码的编辑。对于这种具有不同格式的多个页码系统，需要先分节，再设置页码，即先把目录等部分设置为一节，另外把正文部分设置为另一节，然后针对每节单独编辑页码。双击页脚后，可以选择不同的页码格式。

插图

插入插图后须用鼠标右击插图，在“文字环绕”菜单中选择“嵌入型”，以便将插图锁死在插入的光标位置，而不选“浮于文字上方”，避免插图在排版过程中乱漂。

表格

期刊论文和学位论文的表格通常须采用三线表，即只有三条横线，无纵线。

公式

可以使用MathType软件或Word自带的公式编辑器编排公式。通常采用“嵌入式”版式将公式插入到一个单独的段落位置，即公式另起一段。

图表和公式的自动编号

为了避免在大量插图中插入新图后重新手工编号的麻烦，可以使用题注功能实现自动编号。用鼠标右击第一幅插图，选择“插入题注”，然后选择“新建标签”，针对每个章节分别设置。例如，对于第一章，设置成“图1-”，那么第一幅插图的题注就自动变成“图1-1”。右击第二幅插图，重复此过程，第二幅插图的题注就自动变成“图1-2”。然后，对于第二章的第一幅插图，设置为“图2-”，以此类推。表格的表题自动编号方法与插图类似，区别是表题位于表格上方，而图题位于插图下方。如果在插图1-1和表格1-1前面分别插入一张新图和新表，Word会自动修改原图和原表的编号分别为图1-2和表1-2。类似地，可以对公式右击选择“插入题注”，将公式符号自动插入公式右侧。

参考文献尾注及引用

所谓尾注是指在文中用数字引注，并将参考文献列表置于论文末尾。为使正文引用处与参考文献列表之间具有自动编号链接功能，需要使用“插入尾注”的功能。如果一篇参考文献在多处被引用，则可以在引用处使用“交叉引用”的功能。

插入尾注的步骤如下：在引用位置选择“引用”菜单中的“插入尾注”，此时Word会在引用处自动添加编号，并且会将光标移到文档末尾，此时在光标处输入参考文献即可。由于默认的编号形式是i、ii、iii等，因此，需要在尾注设置中将编号形式改为1、2、3等。当把所有参考文献都写完后，可以一起把编号的上标形式修改为非上标形式，并添加方括号[ ]改为[1]的形式。

交叉引用的方法如下：在“引用”菜单，选择“交叉引用”，然后选择适当的引用类型和引用内容。例如，在某处引用已经被引用的参考文献，那么就在引用类型处选择“尾注”，引用内容选择“编号”。当在某处引用插图的编号时，就在引用类型处选择“图”，引用内容选择“编号”。